Как прошел офисный переезд

Первые три года наша организация арендовала помещение площадью 32 кв. м. на 4 этаже здания бывшего проектного института в центре города. Собственно, это был один кабинет, не разделенный перегородками. Четыре рабочих стола с компьютерами и другой оргтехникой, кресла для сотрудников, стулья на металлическом каркасе для посетителей, шкафы для одежды и документации, тумба с диспенсером – вот все, что входило на эту площадь без ущерба для свободы передвижения.

Даже для небольшой компании со штатом в 15 человек помещение было катастрофически маленьким по ряду причин:

  • Для директора не было своего кабинета, чтобы вести переговоры с заказчиками, спокойно работать, отстраняясь от подчиненных и посетителей. То же можно сказать о бухгалтере, которая поэтому по возможности предпочитала работать дома.
  • Наша компания занималась проектированием, монтажом и обслуживанием различных систем безопасности, связи. Поэтому необходимы были как встречи, переговоры, обсуждение вопросов технических заданий по защищаемым объектам с заказчиками, поставщиками оборудования, субподрядчиками, так и инструктаж, отчеты инженеров бригад, ведущих работы.
  • Была необходимость иметь в офисе демонстрационные образцы датчиков, извещателей, приборов, пусковых устройств различных систем безопасности зданий и территорий для согласования их внешнего вида, размеров с клиентами. Двух настенных стендов, стеллажа было для этого мало, и они не вписывались ни в интерьер, ни в размеры помещения.
  • Не было возможности заниматься оптово-розничной продажей, поставкой оборудования, комплектующих, так нужны были еще 2 помещения: торговый зал, склад.
  • Нельзя было иметь расходный склад (запас материалов, крепежных изделий, инструмента для собственных бригад).
  • Общая туалетная комната для сотрудников и посетителей находилась на этаже недалеко от офиса, что было неудобно во многих отношениях.

Поэтому, а также из-за того, что арендная плата за офис неуклонно повышалась, было принято решение иметь собственный офис, и не зависеть по этим вопросам от внешних факторов. Примерно за год до переезда был приобретен офис площадью 110 кв. м. на 1 этаже в новостроящемся жилом доме. Помещения здесь по проекту предназначались под офисы. Это было дальше от центра, но на одной из главных улиц города. Планировка выбранного нами офиса была вполне подходящей, и потребовала минимума незначительных изменений. Разработка дизайна, отделка помещений, монтаж защитных жалюзи, охранно-пожарной сигнализации, видеонаблюдения, приемка жилого дома государственной комиссией, согласование и установка наружной рекламы на здании заняли около года.

Согласовав с собственниками покидаемого офиса день расторжения договора аренды, стали готовиться к переезду. Это оказалось несложно, так как мебели, оргтехники было немного. Накопившуюся за 3 года справочную, рабочую документацию по объектам, бухгалтерскую отчетность сложили в коробки из-под оборудования. Со шкафов сняли двери, вынули полки, разобрали демонстрационные стенды, стеллаж. Корпуса шкафов, столы, тумбы к ним не разбирали. Оборудование сложили в заводскую упаковку. Опасения, что без потерь доедут до места вызывали лишь комнатные растения, разросшиеся до неприличных для офиса размеров. Их перевезли под строгим руководством бухгалтера в салоне микроавтобуса одной из бригад, наклонив стволы и не повредив.

С транспортом, его оплатой, рабочей силой для переноски всего нажитого было просто:

  • На тот момент для перевозки оборудования, получаемого на складах транспортных компаний в аэропорту, на железнодорожном вокзале, доставки на объекты был приобретен японский автомобиль с тентом, перевозящий до 2 т. груза. В его кузов, подложив листы картонной упаковки, составили мебель, стенды, положили коробки с документацией, демонстрационными образцами.
  • Микроавтобус, легковые автомобили, принадлежащие сотрудникам, вместили в себя всю оргтехнику, которую упаковывали лишь частично, хрупкие, бьющиеся предметы в картонных коробках, цветы.
  • Коллектив почти на 100% мужской, поэтому услуг грузчиков и другой сторонней помощи для переноски с 4 этажа, погрузо-разгрузочных работ не потребовалось.

День переезда по предварительному согласованию с администрацией, службой охраны здания был назначен на субботу. Почти полное отсутствие людей в здании, автомашин на площадке перед центральным входом – оптимальный вариант. Начав офисный переезд около 9:00, мы закончили его к 12:00. Все проходило без спешки и нервов, потому за исключением пары незначительных царапин на столах ничего не пострадало. К обеденному времени в новом офисе была расставлена привезенная мебель, накрыт праздничный стол, чтобы отметить значительное событие в жизни компании и ее коллектива – обретение собственного дома, отвечающего всем потребностям.

Back to Top